第十一條： 公告和記錄保存
SEARS公司要求其供應(yīng)商以恰當?shù)漠數(shù)卣Z言在員工可及處張貼此《準則》。供應(yīng)商須保存充分的詳細資料以便向SEARS公司
證明其完全遵守此《準則》，并提供給SEARS公司的代表供其檢查。主要規(guī)定Sears公司采購準則的“公告及文件記錄保存”條款旨在敦促供應(yīng)商和生產(chǎn)廠家向員工解釋Sears公司采購準則，保證所有工廠根據(jù)Sears公司采購準則的規(guī)定進行生產(chǎn)。“公告及文件記錄保存”條款包括以下主要規(guī)定：
ü 所有Sears公司業(yè)務(wù)合作伙伴，必須在工廠內(nèi)的公眾場所張貼翻譯成當?shù)卣Z言的Sears公司采購準則。
ü 所有Sears公司業(yè)務(wù)合作伙伴，必須向工人說明Sears公司采購準則的規(guī)定，以及根據(jù)該準則，工人應(yīng)享有的權(quán)利。此外，Sears公司供應(yīng)商和生產(chǎn)廠家還必須遵守以下規(guī)定：
ü 保存能夠支持工廠評估工作的所有必要文件。
ü 應(yīng)Sears公司代表要求提供雇用工人記錄。
ü 允許Sears公司代表單獨同工人面談。
ü 及時回復(fù)Sears公司代表有關(guān)Sears公司采購準則執(zhí)行情況的合理垂詢。
ü 遵守Sears公司文件記錄保存規(guī)定的補充指導原則。
違規(guī)行為:
ü 工廠拒絕檢查員進入廠內(nèi)進行檢查。
ü 工廠拒絕向Sears公司代表或代理機構(gòu)提供有關(guān)文件記錄。
ü 工廠故意在文件中記錄不準確的信息。
ü 工廠未在工作場所保存有關(guān)文件記錄。
ü 工廠有意遺漏文件記錄（如工作合同、人事檔案、工資記錄和工作時間記錄等）。
ü 工廠未按法律規(guī)定在工作場所張貼有關(guān)通知。
ü 工廠的有關(guān)經(jīng)營許可證過期。
良好管理實務(wù):
ü 工廠保存了完整、記錄準確的文件。
ü 工廠允許Sears公司代表或代理機構(gòu)，進入廠內(nèi)檢查員工和工資記錄，并同工人及管理層進行面談。
ü 工廠不打擊工人回答檢查員提問的積極性，不得干涉工人回答檢查員的提問。
ü 工廠為檢查員提供單獨的場所，以方便員工同檢查員進行面談。
ü 工廠在廠區(qū)內(nèi)張貼法律規(guī)定的通告。
ü 工廠在工人活動的地點張貼已翻譯成當?shù)卣Z言的Sears公司采購準則。
ü 工廠向經(jīng)理、主管和工人說明檢查員有權(quán)同他們中的任何一員進行交談，經(jīng)理、主管和工人須以合作的態(tài)度回答檢查員的提問。
ü 工廠保存了Sears公司文件記錄補充指導原則中列出的所有文件。
常見問題:
問：一家工廠不允許Sears公司的檢查員檢查員工檔案、工資和工作時間記錄，并不準檢查員同工人交談。這種作法是否違反了Sears公司采購準則的指導原則？
答：Sears公司采購準則明確規(guī)定Sears公司的代表或代理機構(gòu)有權(quán)檢查各類有關(guān)達標工作的文件，因此上述作法屬違規(guī)行為。
問：一家工廠雖允許Sears公司的代理機構(gòu)同工人進行面談，但卻以工資和工作時間文件需要更新為理由拒絕
代理機構(gòu)進行檢查。這是否不符合Sears公司采購準則的規(guī)定？
答：上述作法存在違規(guī)行為的嫌疑。工廠必須提供其它工資和工作時間文件，或向檢查員說明更新文件記錄所需的時間。